Eind 2019 is het bestuur bezig geweest met het verbeteren van een belangrijk aspect binnen de vereniging, namelijk het innen van contributiegelden. Doorgaans is het innen van contributie een tijdrovende klus, waar veel administratie bij komt kijken. Vanaf seizoen 2020 zijn wij dan ook gaan samenwerken met ClubCollect; een online tool die een aantal stappen van het factureren automatiseert, waaronder het versturen van betaalverzoeken, herinneringen, en het verwerken van betalingen.

Daarnaast biedt ClubCollect ook voordelen voor jou als lid. Met ClubCollect kun je er namelijk voor kiezen om met iDeal te betalen, naast de standaardoptie van automatische incasso. Je krijgt daarnaast een persoonlijke betaalpagina met een factuuroverzicht, waarin je bijvoorbeeld zelf je gegevens aan kunt passen of een vraag kunt stellen aan de penningmeester.

Hoe werkt het precies?
ClubCollect is een online facturatiemodule die onze vereniging ondersteunt bij het innen van contributiegelden. Vanaf het tennisseizoen 2020 ontvang je van ClubCollect een betaalverzoek met een link naar jouw persoonlijke betaalpagina per e-mail of per SMS. Op jouw persoonlijke betaalpagina kies je welke betaalmethoden je gebruikt. 

Facturatieproces
Ieder lid krijgt eind februari een email van ClubCollect, met hierin de factuur en betaalmogelijkheden voor de contributie. Wanneer de email niet ontvangen wordt of ongeopend blijft, wordt er automatisch een SMS verstuurd.
Bij het uitblijven van een betaling, volgen automatisch een 2e betaalverzoek, gevolgd door twee herinneringen. Wij zijn genoodzaakt om het contributiebedrag te verhogen met een boete bij de herinneringsverzoeken.

Vervaldatum van de betalingsverzoeken 2021:
Dag 0: 1e betaalverzoek (versturen van primaire factuur)
Dag 23: 2e betaalverzoek  
Dag 29: 1e herinnering 
Dag 45: 2e herinnering  (+boetebedrag)

Delen van gegevens
Om de dienstverlening uit te kunnen voeren delen wij als vereniging enkele persoonsgegevens met ClubCollect, waaronder je naam, e-mailadres, woonadres, teefoonnummer en het betaalbedrag. Deze persoonsgegevens zullen nooit zonder toestemming worden verspreid of gebruikt voor commerciële doeleinden door ClubColect. Bekijk het Privacy Statement op de website van ClubCollect voor een exacte beschrijving van de gegevensverwerking.

Wij zijn erg blij met deze stap. Als jullie hier vragen over hebben, kunnen jullie de penningmeester altijd even benaderen. Ook als er tijdens het werken met ClubCollect vragen zijn staat het verenigingsbestuur hier altijd voor open.